Servicii

Planificarea si seriozitatea aplicarii in practica a planului inseamna previzibilitate si incredere. Iata cum procedam in etapa de pregatire a unui congres.

Organizare, planificare si consiliere de conferinte, congrese si simpozioane medicale

Planificarea si seriozitatea aplicarii in practica a planului inseamna previzibilitate si incredere. Iata cum procedam in etapa de pregatire a unui congres

  • Stabilire activitati concrete in timpul congresului si viabilitatea financiara a proiectului
  • Prezentarea planului de lucru preliminar
  • Definirea serviciilor
  • Propunerea locatiei optime
  • Determinarea costurilor pentru participanti
  • Management-ul sponsorilor si al partenerilor comerciali
  • Consiliere fiscala si contabila
  • Marketing si promovarea evenimentului
  • Suportul informatic

Aceste detalii sunt preluate de fiecare secretariat in parte: administrativ, stiintific, servicii on-line.

Secretariat administrativ

Activitati de suport

  • Design imagine corporativa pentru materialele congresului sau conferintei
  • Pregatire baze de date electronice pentru inscrieri si rezervari
  • Pregatirea si comunicarea programului
  • Gestionarea facilitatilor de masa si cazare pentru participanti si insotitori
  • Confirmarea inscrierilor si rezervarilor
  • Speaker training
  • Controlul bugetului
  • Pregatirea documentatiei congresului/conferintei si distribuirea print-urilor
  • Acreditari si certificari

Contractarea si pregatirea sediilor congresului sau conferintei

Contractarea serviciilor si coordonarea asistentei tehnice

  • Megafonie si medii audio video
  • Traducere simultana, traducatori, ghizi
  • Montare bannere decoratiuni si standuri
  • Servicii de restaurant si catering
  • Organizare festivitati de premiere
  • Personal auxiliar
  • Transport si transferuri invitati
  • Hoteluri si calatorii
  • Protocol

Planificarea calendarului de lucru

Reuniuni cu comitetul organizator

Cost control

Productia publicatiilor congresului/conferintei

Receptie si gestiune inscrieri si rezervari participanti si insotitori

Distribuirea catre participanti a materialelor

Transport, excursii si program social participanti si insotitori

Secretariat stiintific

Tineri cu pregatire medicala care inteleg foarte bine specificatiile rezumatelor si lucrarilor in extenso pot comunica excelent cu comitetul stiintific. Ei sunt atenti la urmatoarele activitati

  • Suport administrativ pentru comitetul stiintific
  • Structura programului stiintific – program si evolutia modificarilor in timp
  • Invitati si moderatori
  • Receptia lucrarilor, rezumatelor, posterelor
  • Crearea formularelor, clasificare
  • Corespondenta cu autorii lucrarilor – comunicarea deciziilor comitetului stiintific
  • Editarea programului final si a brosurii de rezumate
  • Primirea si afisarea posterelor, coordonarea prezentarilor

Servicii on line

  • Crearea paginii de web: inscrieri, rezervari cazare masa, trimitere abstract form si lucrari
  • Newsletters
  • Inscrieri si rezervari la hotel
  • Trimitere abstracte si rezumate
  • Servicii e-banking

Marketing (Promovare congres/conferinta)

Promovarea evenimentului si relatia cu companiile farmaceutice este vitala pentru asigurarea resurselor oricarui eveniment medical. Cu experienta de peste 10 ani in industria farmaceutica si intelegand foarte bine modul de organizare si decizie din companiile multinationale, putem fi un partener de incredere pentru firmele care se vor implica in sprijinirea evenimentului.

Planurile de comunicare cu diferitele grupuri interesate de buna desfasurare a evenimentului (specialitati medicale, staff companii farmaceutice, autoritati locale, parteneri etc) sunt prioritate absoluta. Etapele si dead-line-urile vor fi convenite functie de specificul fiecarui congres.

svc web design group